02.01.2024

Ordnerrücken Maße und Tipps: Der große Guide

Ob Büro, Homeoffice, Steuererklärung oder private Ablage: In Aktenordnern können Sie Papierkram kategorisieren, ordnen und strukturieren. Damit Sie zielsicher zum richtigen Ordner greifen, brauchen Sie allerdings eine äußere Ordnungsstruktur. Wir verraten Ihnen, worauf Sie dabei achten sollten: von den passenden Ordnerrücken-Maßen über die richtige Beschriftung bis hin zur Ablagestruktur. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Design-Vorlagen Ordnerrücken selbst erstellen können

Viele schwarze Aktenordner stehen in alphabetischer Reihenfolge in einem schwarzen Aktenregal.

Ordnerrücken: Welche Maße gibt es und wofür werden sie verwendet?

Das entscheidende Kriterium bei der Wahl Ihres Ordners ist das Format der Papiere, die Sie ablegen wollen. Die Größe von Aktenordner ist (zum Teil) genormt, die Abmessungen der dazugehörigen Ordnerrücken-Etiketten können jedoch von Hersteller zu Hersteller variieren. Hier sind einige gängige Formate und Verwendungszwecke.

Ordnerrücken: Maße für DIN A4 (210 mm x 297 mm):

Standardformat für Drucker- und Kopierpapier in Deutschland und Europa.

Standard-DIN-A4-Ordner (breit):

  • Rückenbreite 80 mm zwei Ringe
  • Abmessung: 320 x 280 mm
  • Kann etwa 600 Blätter mit einer Grammatur von 80 g/m² fassen
  • Als Sonderformat auch für DIN A4 quer erhältlich
  • Die dazu passenden Ordneretiketten sind ca. 61 mm breit und in verschiedenen Längen erhältlich

Standard-DIN-A4-Ordner (schmal):

  • Rückenbreite 45 bis 55 mm
  • Zwei Ringe
  • Abmessung: 320 x 280 mm
  • Kann etwa 350 Blätter mit einer Grammatur von 80 g/m² fassen
  • Als Sonderformat auch für DIN A4 quer erhältlich
  • Die dazu passenden Ordneretiketten sind ca. 38 mm breit und in verschiedenen Längen erhältlich
  • Rückenbreite 70 bis 80 mm
  • zwei Ringe
  • Abmessung: 218 x 230 mm
  • Kann etwa 600 Blätter mit einer Grammatur von 80 g/m² fassen
  • Als Sonderformat auch für DIN A5 quer erhältlich
  • Die dazu passenden Ordneretiketten sind ca. 61 mm breit und in verschiedenen Längen erhältlich

Standard-DIN-A5-Ordner (schmal):

  • Rückenbreite 50 bis 60 mm
  • Zwei Ringe
  • Abmessung: 218 x 230 mm
  • Kann etwa 350 Blätter mit einer Grammatur von 80 g/m² fassen
  • Als Sonderformat auch für DIN A5 quer erhältlich
  • Die dazu passenden Ordneretiketten sind ca. 38 mm breit und in verschiedenen Längen erhältlich
Ein schmaler, ein blauer und ein klassischer Aktenordner liegen übereinandergestapelt auf einem hellen Untergrund. Foto: Johanna Rundel
Breit, schmal oder mit Einsteckfach für das Etikett? Bei Ordnern gibt es eine große Auswahl.

Ordnerrücken: Maße für DIN A3 (297 mm x 420 mm)

DIN-A3-Ordner (breit):

  • Rückenbreite ca. 80 mm
  • zwei Ringe
  • Abmessung: 318 x 480 mm
  • kommt hauptsächlich in Bereichen wie Architektur, Grafikdesign oder Ingenieurwissenschaften zum Einsatz

DIN-A3-Ordner (schmal):

  • Rückenbreite ca. 55 mm
  • Zwei Ringe
  • Abmessung: 318 x 480 mm
  • kommt hauptsächlich in Bereichen wie Architektur, Grafikdesign oder Ingenieurwissenschaften zum Einsatz

Ordnerrücken Sonderformate: Maße für 1/3 DIN A4 lang

  • für DIN-Lang-Dokumente (105 x 210 mm) geeignet (1/3 eines DIN-A4-Blattes messen)
  • beispielsweise für Flyer, Broschüren oder Prospekte

Ordnerrücken Sonderformate: Maße für Doppelordner

  • praktisch, wenn Sie Dokumente in kleineren Größen platzsparend aufbewahren wollen
  • Maße wie ein Standard DIN-A4-Ordner, verfügen jedoch über eine doppelte Heftmechanik: Die beiden Mechaniken lassen sich einzeln öffnen und schließen. Sie können also jeden Stapel separat bearbeiten
  • In einen Doppelordner A4 passen 2x A5 quer oder 2x DIN A6 quer übereinander. Ebenso können Sie auch 4-fach gelochte Blätter aus einem Collegeblock darin abheften

Ordnerrücken Sonderformate: Maße für Hängeordner

  • spezielle Form der klassischen Ordner
  • verfügen über einen komfortablen Hängebügel zum Einhängen, beispielsweise in Hängeregistraturen
  • können aber auch stehend aufbewahrt werden

Ordnerrücken Sonderformate: Maße für Bankordner (DIN A6 quer)

  • speziell zur Ablage von Kontoauszügen konzipiert
  • lang und schmal, die Papiere werden quer eingeheftet
  • in der Regel ein Format von 140 mm x 250 mm
  • Rückenbreite ca. 50 mm

Wussten Sie schon? Neben der "Standard" Zweifachlochung im Abstand von 8 Zentimetern gibt es auch Vierlochsysteme, beispielsweise bei Ringbüchern im Format DIN A5 oder Aktenmappen. In Organizern kommt meist eine proprietäre Sechs- oder Siebenlochung zum Einsatz. Länder mit anderen Papierformaten, wie die USA und Kanada, setzen ein Dreilochsystem für die dortigen Formate wie Letter und Legal ein. Selbst innerhalb Europas gibt es verschiedene, nichtkompatible Systeme: So nutzt beispielsweise Schweden ein Vierlochsystem mit anderen Lochabständen als in Deutschland.

Unser Tipp: Für welche Unterlagen Sie im Büro oder auch zu Hause Ordner anlegen sollten erfahren Sie in unserem Artikel "Richtig gute Büroorganisation".

Noch mehr Organisationstipps

Wofür soll der Ordner eingesetzt werden?

Bevor Sie sich für ein Ordnermodell und die dazugehörigen Etiketten entscheiden, sollten Sie Ihre Anforderungen klären:

  • Für welche Unterlagen wollen Sie den Ordner verwenden?
  • Gibt es bestimmte Anforderungen, die Sie beachten müssen, beispielsweise ein einheitliches Ablagesystem im Büro?
  • Wie viele Dokumente muss der Ordner im Laufe der Zeit fassen?
  • Wie und wo wollen Sie den Ordner aufbewahren?
Drei schwarze Aktenordner mit verschieden gestalteten Ordnerrücken-Etiketten von Avery Zweckform stehen vor einem hellen Hintergrund.
Es gibt viele Arten einen Ordnerrücken zu beschriften – von klassisch über bunt bis extravagant.

Unser Tipp: Starten Sie im Zweifel mit einer schmalen Ordnervariante in Kombination mit schmalen Etiketten. So verbrauchen Sie keinen unnötigen Platz für halbvolle Ordner. Später können Sie den Inhalt immer noch in ein breiteres Exemplar umheften.

Ordneretiketten schaffen Struktur

Im Normalfall hat jeder Aktenordner ein leeres Etikett zum selbst beschriften. Aber so ein Ordner hat ein langes Leben und oft möchten wir den Rücken neu oder anders beschriften – dann muss ein neues Etikett her.

Um das richtige Ordneretikett zu finden, stellen Sie sich folgende Fragen zu den Eigenschaften: Haben Sie einen schmalen Ordner oder einen breiten? Wie hoch ist der Rücken? Vergleichen Sie die Maße mit den Etikett-Aufklebern und wählen Sie das passendste Exemplar aus. Dann haben Sie noch die Wahl zwischen Einstecketiketten (sofern der Ordner ein entsprechendes Einsteckfach besitzt), durchgehenden Etiketten, Etiketten mit Grifflochaussparung, Jahreszahl oder bunten Farben. Außerdem gibt es die Etiketten aus unterschiedlichen Materialien: Recyclingpapier, beschichtet, wiederablösbar oder permanent haftend.

Wie beschrifte ich Orderrücken richtig?

Die richtige Beschriftung von Orderrücken (auch als Rückenetikett oder Rückenbeschriftung bezeichnet) ist die Grundlage für einen organisierten und leicht zugänglichen Aktenschrank. Wir haben die wichtigsten Beschriftungsoptionen für Sie zusammengefasst.

Titel der Unterlagen

Der wichtigste Bestandteil der Beschriftung ist der Titel der Unterlagen. Dies sollte kurz und prägnant sein und den Inhalt klar identifizieren.

Datum

Geben Sie ein Datum auf dem Orderrücken an, besonders wenn die Chronologie wichtig ist. In den meisten Fällen reicht eine Jahreszahl oder der Projektzeitraum.

Drei graue Aktenordner mit der Jahreszahl 2023 auf dem Rücken stehen auf einem hellen Schreibtisch. Im Hintergrund ist eine weiße Tastatur zu sehen.
Etiketten mit entsprechenden Jahreszahlen gibt es im Handel fertig zu kaufen, beispielweise von Avery Zweckform.

Nummerierung

Wenn es sich um eine Serie von Dokumenten handelt, versehen Sie die Ordnerrücken mit einer fortlaufenden Nummerierung, um die Reihenfolge zu verdeutlichen.

Kategorien oder Schlagwörter

Wenn die Dokumente unterteilt sind, können Sie die entsprechenden Schlagwörter oder Kategorien auf dem Rücken angegeben.

Unser Tipp: Kennen Sie Colour Coding? Bei dieser Methode nutzen Sie verschiedene Farben für Kategorien oder Themenbereiche. Diese Farbcodierung hilft Ihnen, die Ordner schneller zuzuordnen. Von Avery Zweckform beispielsweise sind Ordnerrücken-Etiketten in vielen unterschiedlichen Farben erhältlich. 

Nahaufnahme eines Avery Zweckform Logos auf einer Packung Etiketten für Ordnerrücken. Foto: Johanna Rundel
Mit den Etiketten von Avery Zweckform liegen Sie immer richtig.

Ordneretiketten von Hand beschriften oder bedrucken?

Natürlich können Sie Ihre Ordner mit der Hand beschriften. Achten Sie bei dieser analogen Methode darauf, klar und gut lesbar in ausreichender Größe zu schreiben, damit die Informationen leicht zu erkennen sind. Verwenden Sie einen Marker mit einer guten Deckkraft.

Eine junge, blonde Frau mit blauem T-Shirt sitzt vor Ihrem Computer und gestaltet Etiketten mit der Software von Avery Zweckform.
Mit der Avery Design & Print-Software gestalten Sie Ihre Etiketten schnell und einfach.

Besonders im beruflichen Umfeld ist es jedoch sinnvoll, Ordneretiketten zu bedrucken. Dafür gestalten Sie passende Aufkleber mit den erforderlichen Informationen, drucken sie aus und kleben diese dann auf den Orderrücken. Die Aufkleber sollten eine gute Klebkraft haben (oder rückstandslos wieder ablösbar sein), vollkommen blickdicht und UV-resistent sein – wir empfehlen hier gerne die Etiketten von Avery Zweckform.

Gut zu wissen: In vielen Fällen ist es nützlich, digital gestaltete Vorlagen abzuspeichern – so können Sie immer wieder darauf zurückgreifen, sie modifizieren und neu ausdrucken.

Eine junge, dunkelhaarige Frau stützt sich mit ihrem rechten Unterarm auf zwei schwarze Aktenordner mit gestalteten Etiketten von Avery Zweckform.
Mit hübsch gestalteten Ordneretiketten ziehen Ordnung und gute Laune ins Büro ein.
Viele verschiedene Packungen Orderrücken-Etiketten von Avery Zweckform liegen auf- und nebeneinander. Foto: Johanna Rundel
Avery Zweckform hat für jeden Ordnerrücken das passende Etikett.

Avery Zweckform steht seit Jahrzehnten für höchste Qualität und innovative Lösungen. Egal ob im Büro, zu Hause oder unterwegs – Avery Zweckform bietet eine vielfältige Auswahl an professionellen Etiketten, individuellen Formularen und praktischem Bürozubehör. Verleihen Sie Ihren Unterlagen eine persönliche Note und optimieren Sie Ihre (Büro-)Organisation. Avery Zweckform – Ihr Partner für perfekte Ordnung und individuelle Gestaltung.

Ordnerrücken digital einfach gestalten

Die hochwertigen Blanko-Etiketten von Avery Zweckform können Sie mit der Avery Design&Print-Software in wenigen Klicks online gestalten und dann bequem sowohl mit Kopierer, Inkjet-Drucker, Laserdrucker als auch mit anderen Multifunktionsgeräten ausdrucken. So können Sie Ihre Akten einfach, schnell und professionell kennzeichnen.

Unser Tipp: Für private Unterlagen darf es auch etwas verspielter sein. In unserem Beitrag "Ordnerrücken gestalten" haben wir ein paar tolle Etiketten-Freebies im Letteringstil für Sie zum Download bereitgestellt!

Video Vorschaubild

Welche Beschriftungsmethoden gibt es?

Die Wahl des Ordnungssystems hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Art der Dokumente, die Ordnermenge, wie häufig Sie auf diese zugreifen müssen und persönliche Präferenzen. Wählen Sie ein System, dass gut zu Ihrer Organisationsstruktur passt:

Alphabetische Beschriftung

Sinnvoll, wenn der Hauptzugriff auf Dokumente nach Namen erfolgt, beispielsweise nach dem Anfangsbuchstaben des Kundennamens oder des Projekts.

Numerische Beschriftung

Geeignet, wenn eine klare Reihenfolge oder Hierarchie in den Dokumenten vorhanden ist, beziehungsweise wenn Sie viele Dokumente haben und eine systematische Ordnung herstellen möchten.

Panoramadesign (optische Gestaltung)

Ist dann sinnvoll, wenn die ästhetische Gestaltung im Vordergrund steht oder Sie einen besonders professionellen und organisierten Eindruck vermitteln wollen. Diese Beschriftungsart ist jedoch tatsächlich meist nicht so funktional wie andere Systeme.

Vier schwarze Aktenordner mit einem Panoramadesign-Etikett von Avery Zweckform auf dem Rücken stehen vor einer weißen Wand.
Etiketten im Panoramadesign sehen in einem offenen Aktenschrank besonders schön aus.
Eine rothaarige Frau mit Brille stützt sich mit ihren Unterarmen auf eine Reihe schwarzer Aktenordner mit gestalteten Etiketten von Avery Zweckform.
Beschriften Sie die Ordner beispielsweise mit dem Namen des Kunden und/oder dem Standort.

Farbliche Beschriftung

Geeignet, wenn Ihre Dokumente in verschiedene Kategorien oder Projekte unterteilt sind. So können Sie ähnliche Dokumente gruppieren und den Überblick behalten – zum Beispiel auch in Kombination mit der farblichen Beschriftung.

Chronologische Beschriftung

Dieses System erleichtert Ihnen die Suche nach Informationen, die in zeitlicher Reihenfolge organisiert sind. Ordnen Sie Ihre Ordner nach dem Datum, entweder in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge.

Beschriftung nach Kategorien oder Projekten

Geeignet, wenn Ihre Dokumente in verschiedene Kategorien oder Projekte unterteilt sind. So können Sie ähnliche Dokumente gruppieren und den Überblick behalten – zum Beispiel auch in Kombination mit der farblichen Beschriftung.

Beschriftung nach Schlag- oder Schlüsselwörtern

Sinnvoll, wenn Ihre Dokumente bestimmte Schlüsselwörter oder Themen enthalten. Beschreiben Sie den Inhalt des Ordners dafür möglichst genau in einzelnen Worten.

Buchstabencode

Ist besonders effektiv, wenn viele verschiedene Kategorien vorhanden sind. Zum Beispiel könnten alle Ordner, die zu einem bestimmten Projekt gehören, mit dem gleichen Buchstaben beginnen.

Kennzeichnung mit Barcode

Ist dann sinnvoll, wenn Sie ein automatisiertes Dokumentenverwaltungssystem nutzen. Sie erleichtern den Zugriff und die Verfolgung von Dokumenten, insbesondere in größeren Organisationen mit umfangreichen Archiven.

Unser Tipp: Unabhängig von der gewählten Methode ist Konsistenz wichtig. Stellen Sie sicher, dass das Beschriftungssystem leicht verständlich ist und von allen Nutzern der Ordner kontinuierlich angewendet wird.

Video: Akten und Dokumente ordnen

Akten, Unterlagen und Rechnungen ordentlich zu führen ist nicht jedermanns Sache. Eine Ordnungscoachin hat für das Chaos im Büro schlaue Lösungen und passende Produkte parat, die dauerhaft Ordnung in eure Dokumente bringen.

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Aktenordner und Etiketten bekommen Sie bei uns!

Haben Sie jetzt Lust auf mehr Ordnung und Struktur in Ihrem Aktenschrank bekommen? Dann kommen Sie doch mal in unserem Geschäft in Pfullingen & Gammertingen vorbei! Hier bieten wir Ihnen eine große Auswahl Ordnern in verschiedenen Größen unterschiedlicher Hersteller an, sowie die passenden Etiketten von Avery Zweckform zum Gestalten und Ausdrucken. Außerdem natürlich alles, was Sie zur Büroorganisation benötigen. Wir von DBS & MEY beraten Sie gerne und freuen uns auf Ihren Besuch!